- 公開日：2017.11.01
転職活動をする前に知っておきたいメールマナー
薬剤師の転職で知っておきたいメールマナーを紹介します。メールでやり取りするときの必須知識なので、転職を考えている薬剤師さん必見です。
■メールのビジネスマナーを守りましょう
薬剤師の実務が中心となってメールのやり取りをしていないと、基本的なビジネスマナーを忘れがちになるものです。普段メールをしないという方は、転職活動をはじめる前に確認しましょう。
件名や署名の書き方、冒頭の挨拶文など気をつけたいポイントはたくさんあります。新卒薬剤師向けのビジネスマナーブックやテキストを読むと、最低限抑えておきたいマナーを効率的におさらいできます。
応募する時や面接日時の調整などメールを使うシーンは意外と多く、知っているつもりで進めるとマナー違反に当たるケースもありますので気をつけましょう。ビジネスマナーがしっかりできるだけでも担当者の心証が良くなって、良い結果につながりやすくなるはずです。
■わかりやすい件名をつけましょう
メールのタイトルが空欄だと迷惑メールフォルダに入ってしまうリスクがあって、採用担当者の目にとまらない可能性も出てきます。内容をわかりやすくまとめた件名をつけて、採用関係の連絡と一目でわかるように作成しましょう。
転職求人に応募する場合なら「○○職への応募について/○○○○」など、希望職種と自分の氏名を使います。返信なら元の件名をそのまま残して、「RE:一次面接の日程/○○○○」などどのメールに対する返信かわかりやすい状態にしておきます。
「お世話になります」「要確認」など迷惑メールで使われやすい件名は混乱を招き、フィルターにかかってしまいます。一生懸命書いたメールが相手に届かないと転職活動がスムーズに進まないので、件名の工夫は重要です。
人事部の担当者は毎日何十件というメールを確認していることもありますので、件名がないだけでも相手の心証が悪くなります。そのまま採用見送りとなってしまう可能性もあるため、基本的なマナーを守ってください。
■効果的な挨拶文を盛り込みます
本文の冒頭には宛先と挨拶文を記入して、誰に対してどんな要件で書いているのか分かりやすく説明します。挨拶文の書き方で人となりが問われるため、気遣いを感じる内容に工夫しましょう。
応募の動機、オファーメールのお礼などを盛り込むと文章の使い回しを感じず、転職意欲が伝わります。○○なところに魅力を感じて応募させていただきます、○○のメールを拝見して連絡いたしました、などちょっとした言葉を添えましょう。
内容を工夫すれば自己ピーアールになりやすい部分ですが、長々と言葉を続けるのは逆効果です。簡潔かつ分かりやすい内容を意識して、担当者の心を掴みましょう。句読点や改行を適時盛り込み読みやすさにも配慮すると、情報整理スキルが伝わって好印象に働くはずです。
■パソコンのアドレスから送ります
忙しい薬剤師さんだとスマートフォンから転職サイトを閲覧するケースもあるはずですが、携帯電話のアドレスを使ったメールのやり取りは控えましょう。会社のアドレスを使うのも相手の心証が悪くなるので、個人的なパソコンアドレスを使ってください。
英単語の組み合わせで作ったユニークなメールアドレスは個性的ですが、ビジネスマナーとしてはNGです。氏名のローマ字表記などシンプルなアドレスを作って転職活動用に準備し、社会人としてふさわしい対応を意識しましょう。
アドレスを用意すると同時に電話番号、アドレス、氏名などを盛り込んだ個人の署名を用意するとスムーズです。メールアドレス同様に会社の署名は使えないので、個人的な用途で使えるものを作ってください。
ビジネスメールのテンプレートの中には絵文字やイラストが入ったのもありますが、なるべくシンプルかつ最低限必要な情報を盛り込んだものを選ぶと安心です。
■（まとめ）転職活動をする前に知っておきたいメールマナー
1.メールのビジネスマナーを守りましょう
件名の付け方、署名の入れ方、挨拶文など、ビジネスマナーの基本を押さえましょう。新卒薬剤師さんが使っているマナーブックを参照すると、必要な基礎知識をざっと見直すことができるはずです。
2.わかりやすい件名をつけましょう
件名の付け方は、メールの要件についてわかりやすく簡潔にまとめるのが基本です。迷惑メールに入りやすい件名を避けて、人事担当者に確認してもらえる書き方を意識します。
3.効果的な挨拶文を盛り込みます
メールの書き出しには、誰にどんな用事でメールしているのかはっきりわかる文章を入れます。簡潔にまとめる必要はありますが、転職意欲が伝わる工夫をすると、より印象が良くなるはずです。
4.パソコンのアドレスから送ります
仕事で使っているアドレスや署名の使用は控えて、プライベートなものを活用しましょう。署名の装飾は控えめにして、社会人にふさわしいシンプルなテンプレートを使ってください。
